De inflatie houdt nog even aan, het leven wordt op alle fronten duurder. Voor veel mensen betekent dit keuzes maken en dat wordt ook in de zorg steeds duidelijker: patiënten stellen behandelingen uit of zien er zelfs vanaf. Met als gevolg dat praktijkagenda’s gaten gaan vertonen en minder snel volgeboekt raken. De vraag is dan ook: wat kun je zelf doen om de agenda gevuld te houden?
Stap 1 is natuurlijk proberen om een minder lege agenda te voorkomen. Dat begint al door het opbouwen van vertrouwen tussen behandelaar en patiënt. Open communicatie is hierbij essentieel. Neem de patiënt mee in de behandeling, informeer regelmatig over zijn/haar mondgezondheid en leg uit welke behandelingen mogelijk in de toekomst nodig zullen zijn. Zet de stip op de horizon, leg het doel daarvan uit en breng de alternatieven goed in beeld.
Het duidelijk benoemen van de kosten speelt hierbij een belangrijke rol. Zeker in ‘dure tijden’ kan betaling in termijnen een mogelijk doorslaggevende factor zijn. Zo wordt de patiënt niet onverwachts ‘overvallen’, maar kan hij/zij zelf bijtijds afwegingen maken en beslissingen nemen. Wat je aandacht geeft, groeit.
Verwachtingsmanagement heeft twee kanten. Vraag een patiënt daarom ook vooral wat hij/zij belangrijk vindt. De keuze voor een behandeling hangt immers af van diverse factoren: financiën, motivatie, interesse... inzicht in die factoren is onmisbaar voor een passende behandelstrategie.
Tegelijkertijd is het interessant om het bestaande patiëntenbestand eens goed onder de loep te leggen. Is er recent nog een inventarisatie gemaakt van actieve en slapende patiënten? Wordt er standaard een vervolgafspraak gemaakt om het actieve patiënten bij de praktijk betrokken te houden? En hoe wordt de slapende categorie ‘wakker gemaakt’? Gebeurt dit met een saaie standaardmail of krijgen patiënten een persoonlijk bericht ‘met inhoud’?
En dan is er natuurlijk het beleid rondom patiënten die zonder afmelden niet komen opdagen of die op het laatste moment hun afspraak willen veranderen. Wat is de standaard policy in dergelijke situaties en wordt dit afdoende aan patiënten gecommuniceerd? Vraagt de baliemedewerker nadrukkelijk waarom de patiënt afbelt, wordt dit in het dossier naast C90 genoteerd? Welk tarief wordt daarbij in rekening gebracht en wie bepaalt welke coulance hierbij wordt gehanteerd? Is er een urgentielijst van patiënten (mét 06-nummers!) die op korte termijn kunnen worden opgeroepen? Hierop staat vermeld op welke dagen en hoe snel een patiënt in de praktijk kan zijn. Altijd handig om plotseling opengevallen plekken in te vullen.
Gaten in de agenda hebben hun weerslag op de totale praktijk. Daarom is het raadzaam om bovengenoemde vragen samen met het hele team op te pakken. Iedereen kan op zijn of haar manier alert zijn op het agendaprobleem en, vanuit de eigen expertise, constructief meedenken over het opvullen van de gaten. En laten we wel zijn: waar zijn we in de tandheelkunde nou juist heel goed in?!