De eerste klap is een daalder waard, zo luidt een oud gezegde. Dat geldt natuurlijk ook voor het verwelkomen van een nieuwe collega. Wat extra aandacht voor nieuwe collega’s kost bijna niets en maakt tegelijkertijd duidelijk hoe goed de zaken in jouw praktijk geregeld zijn. Tien tips voor een warm welkom.
- Welkomstmail: laat jouw nieuwe medewerker weten hoe welkom zij is. ‘Wat fijn dat je ons team komt versterken, we kijken ernaar uit om met je samen te werken’. Die mail komt natuurlijk van jou als werkgever en kan een paar dagen voor de eerste werkdag worden verstuurd. Meld in de mail ook hoe laat de nieuwe collega zich waar – en bij wie - kan melden. Moeten er nog verklaringen worden ingeleverd, denk aan Hepatitis B? Vraag dan om deze op de eerste werkdag mee te nemen.
- Introductie bij het team: informeer jouw team welke nieuwe collega zij kunnen verwachten. Waarom denk je dat zij een waardevolle aanvulling is, op welke dagen komt ze werken en wat worden haar taken?
- Aanspreekpunt: zorg dat jouw nieuwe medewerker met vragen of problemen in de eerste weken terecht kan bij een vast aanspreekpunt. Deze collega heet de nieuwe collega ook welkom op de eerste dag.
- Informatiepakket: voor de nieuwe collega ligt natuurlijk een informatiepakket klaar. Denk aan een naambadge, inloggegevens, sleutel van de locker, protocollen voor praktijkkleding, aanvraag vakantie of ziekmelding, adressenlijst overig personeel, lijst met belangrijke data (vergaderingen, teamuitjes, personeelsfeest, vrije dagen) etc. Tip: Hiervoor hoef je maar eén keer een adequate checklist op te stellen.
- In geval van nood: welke contactpersoon kan er in geval van nood gebeld worden (partner of familielid)? Zulke informatie mag niet ontbreken in het dossier van de desbetreffende collega.
- Geeltje: kleine moeite: een gele post-it, geplakt op de lockerdeur van de nieuwe collega, met een smiley erop plus ‘Welkom in ons team’.
- Werkplek: zorg dat de werkplek adequaat is ingericht en voldoende geoutilleerd. Is het computersysteem goed toegankelijk, heeft de nieuwe collega haar eigen account?
- Agenda: werkt de nieuwe medewerker volgens een eigen agenda? Voorkom dan dat deze de eerste dagen helemaal volgepland is. Laat momenten open om te wennen en de praktijk te ontdekken.
- Koffie en lunch: moedig het team aan om de nieuwe collega regelmatig uit te nodigen voor een koffiemoment of wandeling in de lunchpauze. Een attente houding van collega’s vergemakkelijkt de kennismaking en zet de juiste toon. Een ‘eerste werkdag’ kan qua lunch ook de start van een mooie nieuwe traditie zijn. Nodig alle collega’s uit voor een lunch, waarvoor de praktijk de ingrediënten verzorgt én wat extra tijd vrijhoudt. Zo proeft de nieuwe collega meteen de sfeer in het team.
- Eén-op-één gesprek: voor een passend vervolg regel je twee weken na de eerste werkdag een eerste één–op–één gesprek met jouw nieuwe medewerker. Hoe zijn de eerste twee weken bevallen, wat had beter gekund en verwacht ze nog iets van jou? Zo’n gesprek hoeft niet langer dan een kwartier te duren en zorgt ervoor dat jij een vinger aan de pols houdt.
Investeer in een warm welkom en ervaar zelf wat dit jouw praktijk oplevert. Afgezien daarvan: zo’n eerste werkdag verpest je toch niet?!